공식적으로 교육을 수료한 자를 행정담당자로 인정하는 것을 원칙으로 해야 함
- 단, 업무수행 상 행정담당자의 일시적 부재(예: 출장 등)로 인해 관련 업무의 대리자를 운영하는 것은 기업 내부적으로 처리
부득이하게 행정담당자를 변경코자 할 경우(퇴사 등의 사유)에는 HRD-Net에서 변경신청을 하고 승인을 득해야 함. 이때 공동훈련센터에 변경될 신규 HRD담당자의 인적사항 및 재직증명서를 제출하면 센터에서 전산에 변경신청함. 따라서 HRD담당자의 퇴사 및 입원, 부서이동 등으로 업무가 불가능해지는 사유 발생 시 미리 센터에 연락해야함.
변경과정에서 기존담당자의 업무 인수인계가 이루어지지 않은 경우에는 가까운 시일 내에 신규 담당자가 한국기술교육대학교에서 실시하는 담당자 교육을 받도록 해야 함
- 동 경우 교육 비용은 기업 자체 부담이므로 기존 담당자의 교육수료증으로 대체하는 것이 일반적임